退職を決意したものの、「いつ上司に伝えるべきか」「どう切り出せばいいのか」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、退職を伝えるベストなタイミングから上司への切り出し方、引き止められた時の対処法まで詳しく解説します。
退職を伝えるベストタイミングは何ヶ月前？
退職を決意したら、まず気になるのが「いつ会社に伝えるべきか」という点ではないでしょうか。伝えるタイミングを誤ると、引き継ぎが不十分になったり、上司や同僚との関係が悪化したりする可能性があります。
ここでは、退職を伝える適切な時期について、一般的な目安から法律上のルール、就業規則の確認ポイントまで詳しく解説します。
一般的には退職日の1～3ヶ月前が目安
退職の意思を伝えるタイミングとして、一般的には退職希望日の1～3ヶ月前が目安とされています。
この期間が推奨される理由は、主に以下の3点です。
1つ目は、後任者の選定と採用に時間が必要なためです。あなたが抜けた後のポジションを埋めるには、社内異動の調整や新規採用の手続きが発生します。これには通常1ヶ月以上かかることが多いでしょう。
2つ目は、業務の引き継ぎ期間を確保するためです。担当業務の内容や量にもよりますが、引き継ぎには2週間から1ヶ月程度の時間が必要です。マニュアル作成や後任者への説明、取引先への挨拶回りなど、やるべきことは意外と多くあります。
3つ目は、有給休暇の消化期間を考慮するためです。退職前に残っている有給休暇を消化したい場合、その日数分も計算に入れる必要があります。
円満退職を目指すなら、2～3ヶ月前に伝えるのがベストです。早めに伝えることで会社側も余裕を持って対応でき、お互いに気持ちよく退職日を迎えられるでしょう。
法律上は2週間前でも退職可能
意外に思われるかもしれませんが、法律上は退職の2週間前に意思表示をすれば退職できます。
民法第627条第1項では、雇用期間の定めがない場合、退職の申し入れから2週間が経過すれば雇用契約が終了すると定められています。つまり、正社員やアルバイト・パートなど、期間の定めのない雇用であれば、2週間前に伝えるだけで法的には問題ありません。
ただし、この2週間という期間はあくまで法律上の最低ラインです。実際には引き継ぎや退職手続きに時間がかかるため、2週間では十分とは言えないケースがほとんどでしょう。
また、会社によっては就業規則で退職の申し出時期を1ヶ月前や2ヶ月前と定めていることがあります。就業規則と民法の規定が異なる場合は民法が優先されますが、円満退職のためには就業規則に従うことをおすすめします。
なお、契約社員や派遣社員など有期雇用契約の場合は、原則として契約期間中の退職はできません。ただし、やむを得ない事情がある場合は例外となります。
就業規則で定められた期限を確認しよう
退職を決意したら、まず自社の就業規則を確認することが重要です。
多くの企業では、就業規則に退職の申し出期限を明記しています。一般的には「退職希望日の1ヶ月前まで」と定めている企業が多いですが、中には2ヶ月前や3ヶ月前と規定している企業もあります。
就業規則の確認方法は、主に以下の3つです。
- 入社時に配布された社員ハンドブックや規則集を確認する
- 社内イントラネットやポータルサイトで閲覧する
- 人事部門や総務部門に問い合わせる
就業規則が見当たらない場合は、人事担当者に直接確認しても問題ありません。退職の意思を伝える前に、さりげなく確認しておくとよいでしょう。
前述の通り、法律上は就業規則より民法の2週間ルールが優先されます。しかし、就業規則を無視して退職を進めると、会社との関係が悪化する可能性があります。転職先への悪評が伝わるリスクもゼロではありません。
円満退職を実現するためには、就業規則に定められた期限を守りつつ、できるだけ早めに退職の意思を伝えることを心がけましょう。
退職を伝える時期で避けるべきタイミング
退職を伝える時期は、単に「何ヶ月前か」だけでなく、会社の状況やタイミングも重要な要素です。伝える時期を誤ると、上司に取り合ってもらえなかったり、円満退職が難しくなったりする可能性があります。
ここでは、退職を伝える際に避けるべきタイミングと、その理由について解説します。
繁忙期は避けて閑散期を選ぶ
退職を切り出すタイミングとして最も避けたいのが繁忙期です。
繁忙期に退職を伝えると、上司から「今は忙しいから後にして」と取り合ってもらえない可能性があります。猫の手も借りたいほど忙しい時期に退職の話を持ち出しても、じっくり話を聞いてもらえる状況ではないでしょう。
また、繁忙期に退職が決まると、残されたメンバーへの負担が大きくなります。人手が足りない中で引き継ぎを行うことになり、十分な時間を確保できないまま退職日を迎えてしまうケースも少なくありません。
円満退職を目指すなら、上司の気持ちに余裕がある閑散期を選ぶのが正解です。閑散期であれば、退職の話にもしっかり向き合ってもらえますし、引き継ぎにも十分な時間を取れるでしょう。
業界や職種によって繁忙期は異なりますが、一般的には年度末の3月や年末の12月は退職者が増えるシーズンでもあります。年度の区切り目に合わせることで、引き継ぎ作業を社内・社外的にスムーズに進められるメリットもあります。
プロジェクト途中や人事異動直後は要注意
大きなプロジェクトの途中や人事異動をした直後も、退職を伝えるタイミングとしては避けた方が無難です。
プロジェクトの途中で退職を申し出ると、チーム全体に大きな影響を与えてしまいます。特に重要な役割を担っている場合、プロジェクトの進行に支障をきたす可能性があるため、上司から強く引き止められることも考えられます。
人事異動の直後も同様です。新しいポジションや部署に配属された直後に退職を伝えると、会社側からすれば「なぜ異動を受け入れたのか」という疑問が生じます。異動に伴う準備や教育にかけた時間とコストが無駄になるため、会社との関係が悪化するリスクがあります。
逆に、プロジェクトが終了した直後や人事異動が内示された直後は、退職を伝えるベストタイミングと言えます。一つの区切りがついた段階であれば引き継ぎも比較的しやすく、周囲への影響を最小限に抑えられるでしょう。
もし現在プロジェクトの途中であれば、完了まで待つか、少なくとも自分の担当部分が一段落するタイミングを見計らって伝えることをおすすめします。
ボーナス支給日との兼ね合いも考慮する
退職のタイミングを考える際には、ボーナスの支給日との兼ね合いも重要なポイントです。
多くの企業では、ボーナスは支給日に在籍していることが支給条件となっています。つまり、ボーナス支給日の直前に退職してしまうと、本来もらえるはずだったボーナスを受け取れない可能性があるのです。
ボーナスの査定期間と支給日の関係を理解しておくことが大切です。例えば、12月のボーナスは4月から9月の実績が査定対象となるケースが一般的です。この場合、11月に退職の意思を伝えて12月末に退職すれば、通常通りボーナスを受け取れる可能性が高いでしょう。
ただし、退職が決まった社員に対するボーナスの扱いは企業によって異なります。減額される場合もあれば、満額支給される場合もあります。就業規則や給与規定を事前に確認しておくと安心です。
退職金についても同様の注意が必要です。勤続年数や退職理由によって支給額が変動することがあるため、不明な点があれば人事担当者に確認しておきましょう。
金銭面で損をしないためにも、ボーナスや退職金の支給条件を把握した上で、自分にとって最適な退職時期を検討することが賢明です。
上司への退職の切り出し方と伝え方のコツ
退職を決意しても、実際に上司へ伝えるとなると緊張するものです。切り出し方や伝え方を誤ると、引き止めが長引いたり、退職日までの期間が気まずくなったりする可能性があります。
ここでは、上司にスムーズに退職を伝えるための具体的な方法とコツを解説します。
まずは直属の上司にアポイントを取る
退職の意思を伝える相手は、必ず直属の上司を最初に選びましょう。
いきなり部長や人事部門に話を持ち込むのはマナー違反です。直属の上司を飛び越えて報告すると、上司の管理能力が問われることになり、その後の退職交渉がスムーズに進まなくなる恐れがあります。
また、退職を切り出す際は、突然上司のデスクに行って伝えるのではなく、事前にアポイントを取ることが大切です。
アポイントを取る際は、以下のような言い方が適切です。
「お忙しいところ恐れ入ります。今後のことでご相談したいことがございます。30分ほどお時間をいただけますでしょうか」
この段階では退職という言葉は出さず、「ご相談」「今後のこと」といった表現にとどめておきます。具体的な用件は対面で伝えるのが基本だからです。
上司が多忙で直接声をかけにくい場合は、メールやチャットでアポイントを取っても問題ありません。ただし、メールはあくまでアポイント取得の手段であり、退職の意思表示そのものをメールで行うのは避けましょう。
退職の意思は対面で口頭で伝える
退職の意思は、必ず対面で口頭で伝えるのがマナーです。
メールやチャット、電話での退職報告は一方的な印象を与え、不誠実と捉えられかねません。たとえ伝えにくい内容であっても、直接顔を合わせて話すことで誠意が伝わります。
対面で伝える際は、会議室など二人きりで落ち着いて話せる場所を選びましょう。周囲に同僚がいる場所では、退職の話が広まってしまうリスクがあります。また、昼食時やお酒の席は避け、業務時間内にきちんとした環境で伝えることが重要です。
切り出す際は、まず感謝の言葉から始めると印象が良くなります。
「お忙しい中お時間をいただきありがとうございます。大変お世話になっておりますが、退職を考えております」
このように、会社や上司への敬意を示しながら、退職の意思をはっきりと伝えましょう。曖昧な言い方をすると、相談されているだけなのか本気で退職したいのか、上司は判断に迷ってしまいます。
テレワークが中心で対面が難しい場合は、Web会議ツールや電話で伝えることも許容されています。その際も、事前にアポイントを取り、落ち着いて話せる環境を整えてから連絡しましょう。
退職理由はポジティブな言い方に変換する
退職理由を聞かれた際は、ネガティブな内容をそのまま伝えるのではなく、ポジティブな言い方に変換して伝えることが大切です。
例えば、本音では「給料が低いから」「人間関係が嫌だから」という理由であっても、以下のように言い換えると印象が変わります。
- 「新しい分野にチャレンジしたい」
- 「これまでの経験を活かして専門性を高めたい」
- 「自分のキャリアビジョンを実現するため、新たな環境で挑戦したい」
このような前向きな理由であれば、上司も引き止めにくくなります。「今の会社では実現できない目標がある」と伝えることで、転職がやむを得ない選択だと理解してもらいやすくなるでしょう。
また、退職時期については「○月末での退職を考えております」と希望を伝えつつも、会社側と相談する姿勢を見せることがポイントです。一方的に退職日を決めるのではなく、引き継ぎ期間なども考慮して柔軟に対応する姿勢を示しましょう。
退職理由を伝える際は、感情的にならず冷静に話すことも重要です。落ち着いたトーンで自分の考えを説明することで、退職の意思が本気であることが伝わります。
会社への不満は伝えない
退職理由が会社への不満であったとしても、それをそのまま伝えるのは避けましょう。
不満を口にすることで生じるリスクは、主に以下の3つです。
1つ目は、引き止めの口実を与えてしまうことです。「給料が低い」「残業が多い」といった不満を伝えると、「待遇を改善するから残ってほしい」と交渉材料にされる可能性があります。
2つ目は、上司との関係が悪化することです。退職までの期間、同じ職場で働くことになります。不満をぶつけてしまうと、残りの期間が気まずいものになりかねません。
3つ目は、転職先に悪評が伝わるリスクです。業界によっては横のつながりが強く、前職での態度が転職先に伝わることもあり得ます。立つ鳥跡を濁さずの精神で、最後まで誠実な対応を心がけましょう。
どうしても退職理由を詳しく聞かれた場合は、「一身上の都合」と答えても問題ありません。法的にも、退職理由を詳細に説明する義務はないからです。
円満退職のためには、会社や上司への感謝を伝えつつ、前向きな理由で退職することを印象づけることが大切です。退職後も良好な関係を維持できれば、将来的にビジネスでつながる可能性もあるでしょう。
1日のうちで退職を切り出すベストなタイミング
退職を伝える日が決まったら、次に考えるべきは「1日のうち、いつ切り出すか」という点です。同じ内容を伝えるにしても、タイミング次第で上司の受け止め方は大きく変わります。
ここでは、退職をスムーズに切り出すための時間帯の選び方と、話をする場所について解説します。
上司が忙しくない時間帯を選ぶ
退職を切り出す際は、上司が精神的に余裕のある時間帯を選ぶことが重要です。
朝一番は避けた方が無難でしょう。出社直後はメールチェックや当日のスケジュール確認など、やるべきことが多い時間帯です。また、重要な会議や商談の直前も、上司の頭の中は別のことでいっぱいになっています。
このような忙しいタイミングで退職を切り出しても、じっくり話を聞いてもらえる可能性は低いでしょう。「今は忙しいから後にして」と先延ばしにされたり、話を聞いてもらえても上司の印象が悪くなったりするリスクがあります。
退職の話は少なからず会社に影響を与える内容です。上司も心の準備ができていない状態で聞かされるより、落ち着いて対応できる時間帯の方が、冷静に受け止めてもらえます。
上司の1日のスケジュールを普段から観察しておき、比較的余裕がありそうな時間帯を把握しておくと、アポイントを取る際にも役立ちます。
昼休み後や終業後が狙い目
具体的に狙い目となるのは、昼休み後や終業後の時間帯です。
昼休み後は、食事を終えて一息ついたタイミングであり、比較的リラックスした状態で話を聞いてもらえる可能性が高いです。午後の業務が本格的に始まる前であれば、まとまった時間を確保しやすいメリットもあります。
終業後も退職を伝えるのに適した時間帯です。その日の業務がひと段落しているため、上司も気持ちに余裕を持って対応できます。また、周囲の社員が帰宅し始めている時間帯であれば、二人きりで話しやすい環境も整いやすいでしょう。
ただし、終業後にアポイントを取る場合は、上司に予定がないか事前に確認することが大切です。退社後に予定がある場合は、別の日時を提案してもらいましょう。
昼食に一緒に行って話すという方法もありますが、退職の話は「交渉の場」として捉えるべきです。お酒の席や食事中ではなく、きちんとした環境で話し合うことをおすすめします。
会議室など二人きりで話せる場所を確保する
退職を伝える場所は、会議室など二人きりで落ち着いて話せる空間を選びましょう。
オープンスペースや周囲に同僚がいる場所では、話の内容が聞こえてしまう恐れがあります。退職の話が本人の意図しない形で広まると、上司の立場を悪くするだけでなく、退職日までの職場環境にも影響を及ぼしかねません。
会議室を使用する場合は、事前に予約しておくとスムーズです。アポイントを取る際に「会議室でお話しさせていただけますか」と伝えておけば、上司も内密な話だと察してくれるでしょう。
会議室が確保できない場合は、人通りの少ない場所や、周囲に声が聞こえにくい環境を選ぶことが大切です。カフェなど社外の場所を選ぶ方法もありますが、退職という重要な話は業務時間内に社内で行うのが基本です。
場所選びの際は、自分が落ち着いて話せるかどうかも考慮しましょう。緊張しやすい人は、事前に伝える内容を整理しておくと、当日も冷静に話を進められます。
適切な時間帯と場所を選ぶことで、上司との退職面談をスムーズに進められる可能性が高まります。準備を整えた上で、誠意を持って退職の意思を伝えましょう。
引き止められた時の対処法と注意点
退職の意思を伝えると、上司から引き止められるケースは少なくありません。特に会社に貢献してきた人や、重要なポジションを担っている人ほど、強く引き止められる傾向があります。
ここでは、引き止めにあった際の適切な対処法と、事前に押さえておくべき注意点を解説します。
退職の意思は「相談」ではなく「報告」として伝える
引き止めを防ぐ最大のポイントは、退職の意思を「相談」ではなく「報告」として伝えることです。
「退職しようかと考えているのですが…」といった曖昧な言い方をすると、上司は「まだ迷っている段階だ」と判断します。その結果、説得すれば考え直してもらえると思われ、何度も引き止められることになりかねません。
一方、「退職させていただきたく、お時間をいただきました」と明確に伝えれば、退職は決定事項であることが伝わります。お詫びの言葉を添えつつも、毅然とした態度で報告することが重要です。
引き止められた際も、感謝の気持ちを示しながら「申し訳ございませんが、退職の意思は変わりません」と一貫した姿勢を保ちましょう。優柔不断な態度を見せると、引き止めが長引く原因になります。
ただし、強硬な姿勢を取りすぎると円満退職が難しくなる可能性もあります。退職の意思は固いことを伝えつつも、引き継ぎや退職時期については柔軟に相談する姿勢を見せることで、バランスを取りましょう。
待遇改善の提案には慎重に対応する
引き止めの際によくあるのが、待遇改善の提案です。
「給料を上げるから残ってほしい」「希望の部署に異動させる」「残業を減らすよう配慮する」といった条件を提示されることがあります。一見魅力的に感じるかもしれませんが、こうした提案には慎重に対応する必要があります。
注意すべき理由は主に2つあります。
1つ目は、口約束で終わる可能性があることです。退職交渉の場で提示された条件が、実際に実現される保証はありません。待遇改善を信じて残留したものの、結局何も変わらなかったというケースは少なくないのです。
2つ目は、一度退職を申し出た事実は消えないことです。会社に残ったとしても「いつか辞める人」というレッチルを貼られ、重要なプロジェクトから外されたり、昇進の機会を逃したりする可能性があります。
もし提案内容に心が揺らいだ場合は、その場で即答せず「検討させてください」と時間をもらいましょう。冷静になって考えた上で、本当に残る価値があるのか判断することが大切です。
退職を決意した理由が待遇面だけでない場合、条件が改善されても根本的な問題は解決しません。自分が本当に求めているものは何かを改めて考え、後悔のない決断をしましょう。
転職先が決まっていると引き止めにくい
引き止めを最小限に抑える最も効果的な方法は、転職先が決まってから退職を伝えることです。
転職先が決まっていれば、「次の会社への入社日が決まっているため、○月末には退職させていただきたい」と具体的なスケジュールを提示できます。期限が明確になることで、上司も引き止めを諦めやすくなります。
また、転職先が未定の状態で退職を申し出ると、「焦って決めなくてもいいのでは」「もう少しゆっくり考えたら」といった形で引き止められることがあります。自分自身の気持ちも揺らぎやすくなるため、結局退職を撤回してしまうケースも珍しくありません。
ただし、転職先の社名を伝えるかどうかは慎重に判断しましょう。聞かれた場合でも「これから探します」とはぐらかすか、「詳細はお伝えできませんが、別の業界に挑戦します」と曖昧に答えるのが無難です。
競合他社への転職の場合、上司の心証を悪くする可能性があります。また、業界内での評判に影響することも考えられるため、具体的な社名は伏せておく方が賢明でしょう。
転職先を決めてから退職を伝えることで、引き止めにあっても自信を持って対応できます。経済的な不安も軽減されるため、精神的にも余裕を持って退職交渉に臨めるはずです。
同僚や取引先への退職の伝え方とタイミング
上司への報告が完了したら、次は同僚や取引先への対応が必要になります。しかし、伝える順序やタイミングを誤ると、思わぬトラブルに発展する可能性があります。
ここでは、同僚や取引先に退職を伝える際の適切な手順とマナーについて解説します。
同僚へは上司の許可を得てから伝える
同僚への退職報告は、必ず上司の許可を得てから行いましょう。
たとえ上司との退職面談が終わり、退職日が決まったとしても、自己判断で同僚に話すのはマナー違反です。従業員の退職は、職場の士気や業務体制に影響を与える重要な人事情報です。そのため、いつ・誰に・どのような形で伝えるかは、会社側が判断すべき事項なのです。
「もう退職が決まったから大丈夫だろう」と軽い気持ちで同僚に話してしまうと、予期せぬ形で情報が広まる恐れがあります。上司が正式に発表する前に噂が先行すると、上司の管理能力が問われることになりかねません。
また、退職交渉の過程で退職日が変更になったり、場合によっては退職を撤回したりする可能性もあります。確定前の情報が広まってしまうと、後から訂正するのが難しくなるでしょう。
同僚に伝えるタイミングについては、上司との面談時に「同僚にはいつ頃お伝えすればよいでしょうか」と相談しておくとスムーズです。会社によっては朝礼や部署ミーティングで正式に発表するケースもあるため、その段取りを確認した上で対応しましょう。
仲の良い同僚には早く伝えたい気持ちもあるかもしれませんが、円満退職のためには順序を守ることが大切です。
取引先へは後任が決まったタイミングで報告
取引先への退職報告は、後任者が決まったタイミングで行うのが一般的です。
担当者が変わることは、取引先にとっても重要な情報です。後任が決まらないまま退職を伝えると、相手に不安を与えてしまう可能性があります。「今後の対応は誰がしてくれるのか」「引き継ぎは大丈夫なのか」といった疑問を持たせないためにも、後任者と一緒に挨拶に伺うのがベストです。
取引先への報告方法は、関係性の深さや取引規模によって異なります。主要な取引先には直接訪問して挨拶するのが望ましいですが、すべての取引先を回る時間がない場合は、メールや電話で報告することもあります。どの方法を選ぶかは、上司や先輩に相談して決めましょう。
取引先に伝える際は、以下の内容を簡潔に伝えます。
- 退職する旨と最終出社日
- 後任者の紹介
- これまでお世話になったことへの感謝
退職理由を詳しく聞かれた場合は、「一身上の都合」や「新しい分野に挑戦するため」といった当たり障りのない表現で答えるのが無難です。会社の内部事情や不満を取引先に話すことは避けましょう。
引き継ぎが十分に行われていることを伝え、退職後も取引に支障がないことを示すことで、相手に安心感を与えられます。最後まで誠実な対応を心がけ、良好な関係を維持したまま退職日を迎えましょう。
まとめ：円満退職には適切なタイミングと伝え方が重要
退職を伝えるタイミングと伝え方は、円満退職を実現するための重要な要素です。本記事で解説したポイントを改めて整理しておきましょう。
退職は新たなキャリアへの第一歩です。適切なタイミングと伝え方を意識して、円満退職を実現してください。
